สำเนาหนังสือ เป็นสำเนาที่ส่วนราชการหรือเจ้าหน้าที่จัดทำขึ้น
สำเนาหนังสือ
สามารถทำขึ้นด้วยการถ่ายเอกสาร การคัด/อัดสำเนา ซึ่งสำเนาหนังสือที่จัดทำขึ้นจะต้องมี
การรับรองสำเนา โดยการรับรองสำเนาให้มีคำรับรองว่า
"สำเนาถูกต้อง" และให้ “เจ้าของเรื่อง” ลงลายมือชื่อรับรอง
และลงชื่อตัวบรรจง ตำแหน่ง และวัน เดือน ปีที่รับรองไว้ที่ขอบล่างของหนังสือ
“เจ้าของเรื่อง” คือ
- ข้าราชการพลเรือน ประเภทวิชาการ
ระดับปฏิบัติการ หรือประเภททั่วไป ระดับชํานาญงานขึ้นไป
- พนักงานส่วนท้องถิ่น ประเภทวิชาการ
ระดับปฏิบัติการ หรือประเภททั่วไป ระดับชํานาญงานขึ้นไป
- เจ้าหน้าที่ของรัฐอื่นที่เทียบเท่า
- พนักงานราชการ
สำหรับ สำเนาคู่ฉบับ เป็นสำเนาที่จัดทำพร้อมกับต้นฉบับและเหมือนต้นฉบับ
ผู้ลงลายมือชื่อในต้นฉบับ
จะลงลายมือชื่อหรือลายมือชื่อย่อไว้ และให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์และผู้ตรวจ
ลงลายมือชื่อไว้ข้างท้ายขอบล่างด้านขวา
โดยสำเนาคู่ฉบับเก็บไว้ที่ต้นเรื่อง 1 ฉบับ
และในปัจจุบันนี้
หน่วยงานราชการได้ใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์กันแล้ว
หนังสือที่ได้ส่งด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ จะถือว่าเป็น การเก็บสำเนาหนังสือไว้ในระบบอิเล็กทรอนิกส์
โดยไม่ต้องเก็บเป็นเอกสารอีก
