สำเนาหนังสือ สำเนาคู่ฉบับ เป็นสำเนาที่จัดทำพร้อมกับต้นฉบับและเหมือนต้นฉบับ ผู้ลงลายมือชื่อในต้นฉบับ จะลงลายมือชื่อหรือลายมือชื่อย่อไว้ และให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์และผู้ตรวจลงลายมือชื่อไว้ข้างท้ายขอบล่างด้านขวา
สำเนา เป็นสำเนาที่ส่วนราชการหรือเจ้าหน้าที่จัดทำขึ้น ซึ่งอาจทำขึ้นด้วยการถ่าย คัด อัดสำเนา โดยปกติต้องมีการรับรองการรับรองสำเนาให้มีคำรับรองว่า “สำเนาถูกต้อง” ให้ข้าราชการประเภทวิชาการ ระดับปฏิบัติการ หรือประเภททั่วไป ระดับชำนาญงานขึ้นไป ซึ่งเป็นเจ้าของเรื่องที่ทำสำเนานั้นขึ้น ลงลายมือชื่อรับรอง พร้อมทั้งลงชื่อตัวบรรจงตำแหน่ง และวัน เดือน ปี ที่รับรองไว้ที่ขอบล่างของหนังสือโดยปกติให้มีคำว่า “สำเนา” ไว้ที่กึ่งกลาง
สำเนาอิเล็กทรอนิกส์ หนังสือที่ได้ส่งหนังสือด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ให้ถือว่าเป็น “การเก็บสำเนาหนังสือ” ไว้ในระบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยไม่ต้องเก็บเป็นเอกสารอีก
ขอขอบคุณข้อมูลจาก : www.facebook.com/sharedsaradd
