ความหมายและลักษณะของหนังสือประทับตรา

หนังสือประทับตรา คืออะไร ?

          หนังสือประทับตรา คือ หนังสือติดต่อราชการที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตราใช้กระดาษตราครุฑเขียน

หนังสือประทับตรา ใช้ในกรณีใด ?

          หนังสือประทับตราใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ ระหว่างส่วนราชการกับหน่วยงานที่มิใช่ส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลทั่วไป แต่ใช้ได้เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ ได้แก่ 

          1. การขอรายละเอียดเพิ่มเติม
          2. การส่งสำเนาหนังสือ ส่งสิ่งของหรือเอกสาร
          3. การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญหรือการเงิน
          4. การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ
          5. การเตือนเรื่องค้าง
          6. เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป กำหนดโดยทำเป็นคำสั่งให้ใช้หนังสือประทับตรา 

ที่มา : สำนักงานคณะกรรมการข้าราชการพลเรือน (สำนักงาน ก.พ.)