1) การตั้งชื่อไฟล์อย่างชัดเจนและเป็นระบบ โดยใช้ชื่อไฟล์ที่สื่อถึงเนื้อหาของเอกสารอย่างชัดเจน
2) การจัดโครงสร้างโฟลเดอร์ โดยสร้างโฟลเดอร์หลักและย่อยตามประเภทของไฟล์
3) การใช้ Tag และ Meta Data เพื่อการค้นหาเอกสารอย่างรวดเร็ว
4) การสำรองข้อมูลไปยังอุปกรณ์สำรอง หรือ Cloud
5) การเข้ารหัสและการรักษาความปลอดภัย โดยมีการเข้ารหัสเอกสารที่มีข้อมูลสำคัญและใช้รหัสผ่านที่แข็งแรง
6) การลบไฟล์ที่ไม่จำเป็นออกจากระบบ
7) การใช้เครื่องมือจัดการเอกสาร
8) การฝึกอบรมในการจัดการเอกสาร
9) การใช้ระบบการจัดการเอกสารที่มีคุณภาพ
10) การตรวจสอบและปรับปรุงเอกสารสม่ำเสมอ
ที่มา : สำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์
