"สำเนา"
มี 2 ประเภท คือ สำเนาคู่ฉบับ และสำเนา
สำเนาคู่ฉบับ
เป็นสำเนาที่จัดทำพร้อมกับต้นฉบับ
และเหมือนต้นฉบับ
ผู้ลงลายมือชื่อในต้นฉบับจะลงลายมือชื่อหรือลายมือชื่อย่อไว้
และให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์และผู้ตรวจลงลายมือชื่อไว้ข้างท้ายขอบล่างด้านขวา
สำเนา
เป็นสำเนาที่ส่วนราชการหรือเจ้าหน้าที่จัดทำขึ้น
ซึ่งอาจทำขึ้นด้วยการถ่าย คัด อัดสำเนา หรือด้วยวิธีการอื่นใด
โดยปกติต้องมีการรับรอง
การรับรองสำเนาให้มีคำรับรองว่า
“สำเนาถูกต้อง” ให้ข้าราชการประเภทวิชาการ ระดับปฏิบัติการ หรือประเภททั่วไป
ระดับชำนาญงานขึ้นไป ซึ่งเป็นเจ้าของเรื่องที่ทำสำเนานั้นขึ้น ลงลายมือชื่อรับรอง
พร้อมทั้งลงชื่อตัวบรรจงตำแหน่ง และวัน เดือน ปี ที่รับรองไว้ที่ขอบล่างของหนังสือ
โดยปกติให้มีคำว่า
“สำเนา” ไว้ที่กึ่งกลางหน้าเหนือบรรทัดแรกของสำเนาหนังสือด้วย
สำเนาอิเล็กทรอนิกส์
หนังสือที่หน่วยงานสารบรรณกลางได้ส่งหนังสือด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์แล้ว
ให้ถือว่าเป็น “การเก็บสำเนาหนังสือ”ไว้ในระบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยไม่ต้องเก็บเป็นเอกสารอีก
ขอขอบคุณข้อมูลจาก : www.facebook.com/sharedsaradd/
