ขั้นตอนการทำลายหนังสือ
1. สำรวจเอกสารที่จะทำลาย
ข้อ 66 (ระเบียบฯ 2548) สำรวจหนังสือที่ครบกำหนดอายุการเก็บในปีนั้นภายใน
60 วัน หลังจากสิ้นปีปฏิทิน (ควรทำอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง)
2. จัดทำบัญชีหนังสือขอทำลายข้อ
66 (ระเบียบฯ 2548) บัญชีหนังสือขอทำลาย
ให้จัดทำตามแบบที่ 25 ท้ายระเบียบ
อย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับ
3.เสนอขอแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ
ข้อ 4 (ระเบียบฯ 2560) ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมแต่งตั้งคณะกรรมการฯ
ประกอบด้วย ประธานกรรมการ และกรรมการอีกอย่างน้อย 2 คน
โดยให้แต่งตั้งจากข้าราชการประเภทวิชาการ ระดับปฏิบัติการ หรือประเภททั่วไป
ระดับชำนาญงานขึ้นไป
4. หน้าที่ของคณะกรรมการทำลายหนังสือ
ข้อ 68 (ระเบียบฯ 2548)
4.1 พิจารณาหนังสือที่จะขอทำลายตามบัญชีหนังสือขอทำลาย
4.2 ให้ความเเห็นว่า
ไม่ควรทำลาย และควรจะขยายเวลาการเก็บไว้
4.3 ให้ความเห็นว่า
ควรให้ทำลาย
4.4 เสนอรายงานผลการพิจารณาพร้อมทั้งบันทึกความเห็นแย้งขอคณะกรรมการ(ถ้ามี)
ต่อหัวหน้าส่วนราชการเพื่อพิจารณาสั่งการ
4.5 ควบคุมการทำลายหนังสือซึ่งผู้มีอานาจอนุมัติให้ทำลายได้แล้วและเมื่อทำลายเรียบร้อยแล้วให้ทำบันทึกลงนามร่วมกันเสนอผู้มีอำนาจอนุมัติทราบ
5. การพิจารณาสั่งการทำลายหนังสือข้อ
69 (ระเบียบฯ 2548)พิจารณาสั่งการ
ดังนี้
5.1 หนังสือเรื่องใดยังไม่ควรทำลาย
ให้สั่งการให้เก็บหนังสือนั้นไว้จนถึงเวลาการทำลายงวดต่อไป
5.2 หนังสือเรื่องใดควรทำลาย
ให้ส่งบัญชีหนังสือขอทำลายให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร พิจารณาก่อนเว้นแต่หนังสือที่ได้ขอทำความตกลงกับกรมศิลปากรแล้ว
ไม่ต้องส่ง
6. การพิจารณาของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติกรมศิลปากร
ข้อ 70 (ระเบียบฯ 2548) การพิจารณาของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ
มีดังนี้
6.1 เห็นชอบด้วยให้แจ้งให้ส่วนราชการนั้นดำเนินการ
ทำลายหนังสือต่อไปได้
6.2 เห็นว่าหนังสือฉบับใดควรจะขยายเวลาการเก็บไว้
อย่างใดหรือให้เก็บไว้ตลอดไป
7.การทำลายเอกสารข้อ
68.5 (ระเบียบฯ 2548)
7.1 โดยการเผา
7.2 วิธีอื่นใดที่จะไม่ให้หนังสือนั้นอ่านเป็นเรื่องได้
ขอขอบคุณข้อมูลจาก : www.facebook.com/sharedsaradd/
