ก่อนการประชุม e-Meeting
1) แจ้งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบล่วงหน้าว่า
ประชุมแบบ e-Meeting
2) ส่งหนังสือเชิญประชุมโดย
e-mail “อีเมล” ยกเว้นกรณีหนังสือราชการชั้นลับที่สุด
3) จัดเตรียมระบบการประชุม
- ระบบเสียง/ภาพ
ช่องสัญญาณที่เพียงพอ
- ระบบจัดการสิทธิ
ระหว่างการประชุม
e-Meeting
1) ผู้เข้าร่วมประชุมต้องแสดงตนก่อนร่วมประชุม
เช่น ขานชื่อ ยื่นยันตัวตนด้วย Username และ Password
2) บันทึกการประชุมโดยบันทึกเสียง
หรือบันทึกภาพและเสียงของผู้ร่วมประชุม
หรือบันทึกด้วยระบบการประชุมด้วยวิธีการอื่นก็ได้ ตลอดระยะเวลาการประชุม
3) บันทึกข้อมูล/หลักฐานการประชุม
เพื่อจัดเก็บภายหลังเสร็จการประชุม
4) เตรียมพร้อมรับการแจ้งเหตุขัดข้อง
เพื่อรองรับการแก้ไขเหตุขัดข้องที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการประชุม
หลังการประชุม e-Meeting
- จัดทำรายงานการประชุม
และรายละเอียด
> รายชื่อผู้เข้าร่วมประะชุมที่มีการแสดงตน
พร้อมระบุวิธีการแสดงตน
> ผลการลงคะแนน
พร้อมระบุวิธีการลงคะแนน (ถ้ามี)
- จัดเก็บข้อมูล/หลักฐานการประชุม
> ข้อมูลภาพและเสียงของผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนตลอดเวลาการประชุม
> ข้อมูลจราจรอิเล็กทรอนิกส์
> ข้อมูลเหตุขัดข้องที่เกิดขึ้น
(ถ้ามี)
* การจัดเก็บจะต้องบันทึกในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
และเก็บรักษาด้วยวิธีการที่มั่งคงปลอดภัยและเชื่อถือ ภายใต้หลักการ
> ใช้วิธีการที่รักษาความถูกต้องของข้อมูล
> นำข้อมูลกลับมาใช้ในภายหลังได้
> มาตรการควบคุมสิทธิการเข้าถึงข้อมูลและมาตรการป้องกันจากเข้าถึงจากผู้ไม่มีสิทธิ
* กรณีใช้ระบบควบคุมการประชุมจากผู้ให้บริการที่ผ่านการรับรองจาก
ETDA ให้ผู้ให้บริการฯ ส่งมอบข้อมูลภายใน 7 วัน นับจากวันสิ้นสุดประชุม
[กรณีมีเหตุจำเป็นต้องทำลายข้อมูลการประชุม
ผู้จัดการประชุมหรือผู้ให้บริการ
"ลบ/ ทำลายข้อมูล" ด้วยเทคโนโลยีและวิธีการที่มีความมั่งคงปลอดภัย]
