อายุการเก็บหนังสือิ โดยปกติให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี เว้นแต่หนังสือ ดังต่อไปนี้
1) หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฏหมาย ระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติหรือระเบียบว่าด้วยรักษาความลับของทางราชการ
2) หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรคดี สำเนาของศาลหรือของพนักงานสอบสวนหรือหนังสืออื่นใดที่ได้มีกฏหมายหรือระเบียบแบบแผนกำหนดไว้เป็นพิเศแล้ว การเก็บให้เป็นไปตามฏกหมายและระเบียบแบบแผนว่าด้วยการนั้น
3) หนังสือที่มีคุณค่าทางประวิติศาสคร์ ทุกสาขาวิชา และมีคุณค่าต่อการศึกษาการศึกษาค้นคว้าวิจั ให้เก็บเป็นหลักฐานสำคัญทางประวัติศาสตร์ของชาติตลอดไปหรือตามที่สำนักหอจอหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร กำหนด
4) หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สำเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อื่นให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี
5) หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญ ซึ่งไม่มีความสำคัญ และเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจำ เมื่อดำเนินการแล้วเสร็จให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 1 ปี
6) หนังสือหรือเอกสารที่เกี่ยวกับการรับเงิน การจ่ายเงิน หรือการก่อหนี้ผูกพันทางการเงินที่ไม่เป็นหลักฐานแห่งการก่อการเปลี่ยนแปลงโอน สงวน หรือระงับ ซึ่งสิทธิทางการเงิน รวมถึงหนังสือหรือเอกสารเกี่ยวกับการรับเงินการจ่ายเงิน หรือการก่อหนี้ผูกพันทางการเงินที่ไม่มีความจำเป็นในการใช้เป็นหลักฐานแห่งการก่อเปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงิน เพราะได้มีหนังสือหรือเอกสารอื่นที่สามารถนำมาใช้อ้างอิงหรือทดแทนหนังสือเอกสารดังกล่าว
เมื่อสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินตรวจสอบแล้วไม่มีปัญหา และไม่มีความจำเป็นต้องใช้ประกอบการตรวจสอบหรือเพื่อการใดๆ อีก ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี หนังสือเกี่ยวกับการเงิน ซึ่งเห็นว่าไม่มีความจำเป็นต้องเก็บไว้ถึง 10 ปี หรือ 5 ปี แล้วแต่กรณี ให้ทำความตกลงกับกระทรวงการคลัง
หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ "ไม่มีอายุการเก็บหนังสือ" โดยปกติให้เก็บไว้ตลอดไปเว้นแต่กรณีจำเป็นต้องเพิ่มพิ้นที่จัดเก็บในระบบสารสรรฯอิเล็กทรอนิกส์หรือมีเหตุผลความจำเป็นอื่น
แหล่งอ้างงอิง : งานสารบรรณ ไม่ใช่เรื่องง่าย ไม่ใช่เรื่องยาก พิมพ์ครั้งที่ 4
