การจัดทำสำเนาหนังสือราชการ หนังสือราชการจัดทำขึ้น โดยปกติทำสำเนาคู่ฉบับเก็บไว้ต้นเรื่อง 1 ฉบับ
และสำเนาเก็บไว้ที่หน่วยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบับ
หากกรณีที่ต้องการแจ้งให้ส่วนราชการอื่นที่เกี่ยวข้องควรได้รับทราบด้วยให้ส่งสำเนาทราบ โดยทำหนังสือตราประทับ
สำเนานคู่ฉบับ ให้ผู้ลงชื่อลงลายมือชื่อ หรือลายมือชื่อย่อ และให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์และผู้ตรวจ ลงลายมือชื่อย่อไว่ที่ข้างท้ายขอบล่างด้านขวาของหนังสือ
สำเนา ให้มีคำรับรองว่า สำเนาถูกต้อง โดยให้ข้าราชการพลเรือน หรือพนักงานส่วนท้องถิ่นประเภททั่วไประดับชำนาญงานขึ้นไป หรือเจ้าหน้าที่ของรัฐอื่นที่เทียบเท่า หรือพนักงานราชซึ่งเป็นเจ้าของเรื่องที่ำสเนาหนังสือนั้น ลงลสยมือชื่อรับรอง พร้อมทั้งลงชื่อ ตัวบรรจง ตำแหน่ง และ วัน เดือน ปี ที่รับรอง วไ้ที่ล่างของหนังสือ
สำเนาอิเล็กทรอนิกส์หนังสือ ที่หน่วยงานสารบรรณกลางได้ส่งหนังสือด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์แล้ว ให้ถือว่าเป็น "การสำเนาหนังสือ" ไว้ ระบบอิเล็กทรอนิกส์โดยไม่ต้องเก็บเป็นเอกสารอีก
แหล่งอ้างงอิง : งานสารบรรณ ไม่ใช่เรื่องง่าย ไม่ใช่เรื่องยาก พิมพ์ครั้งที่ 4
